第5讲 时间效率管理
【本讲重点】
时间效率管理存在的问题
时间管理的发展历程
时间效率管理的方法
时间管理法则
时间效率管理存在的问题
在时间和效能问题上，中国人有这样两个缺点：
1.缺乏时间观念
调查表明，越发达地区的人，时间观念就越强。在中国人的传统中，重视生命，乐于理财，却往往缺乏时间观念。当然，随着改革开放的深入，东部沿海等很多经济发达地区，这种情况已经得以改观，时间观念已经越来越强。
2.缺乏效能概念
然而，这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面，而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快，而高效能则不仅仅是指快，而是指在单位时间内，所获得的价值和回报高，即又快又对又好又高（速度快、方向对、效果好、效益高）。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。
时间管理的发展历程
时间管理大致经历了以下四个发展历程：
1.备忘录
将所有需要做的事情都记录下来，每完成一件就销去一件。
2.工作计划
即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段，将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。
3.排列优先顺序以追求效率
由于要完成的工作越来越多，在规定的时间内可能无法全部完成；或者由于工作太多，需要理清，这时候就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时间排序以提高工作效率。
4.以价值性和重要性为导向
一切以价值性和重要性为评判，创造生产力、创造价值越多的工作优先去做，相反的工作则要尽量少做甚至不去做。
时间效率管理的方法
排列优先顺序
在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序，涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中，可以假设有重要和紧急两根轴，在这个坐标系上划分出 A、B、C、D 四个象限，分别代表不同级别的待分配工作：既紧急又重要的为 A，也就是通常被称为突发事件的工作；重要但不紧急的为B；紧急但不重要的为
C；既不重要又不紧急的为 D。
突发事件 A 应当优先处理，D 可以延后甚至不去处理，这没有争议，问题在于 B 和 C 应该优先处理哪一个。如果 B 的工作一直拖延没有完成，时间久了它就会以突发事件
A 的方式出现；而 C 的工作如果不去完成，却一般不会朝 A 的方向发展，因为它虽然紧急，但是不够重要，即使不完成 C会有损失，也不会造成太大影响。因此，假设在只有一定的时间段内只能完成
B 和 C 的其中一个的话，则应当选择首先完成 B。因此在实际工作中，要优先处理 B，而不要为 C 耗费太多时间和精力。
时间分配比例
在实际的工作时间分配中，对这四类工作应控制在下图所示的比例上：
图4-1 时间分配比例表
艾森豪威尔原则
对于各类工作的具体处理，管理者应当怎样区别对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则：
◆对于重要又紧急的突发事件，要管理者本人亲自、立刻处理；
◆对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划；
◆对于紧急而不重要的工作，要减少对其所花费的时间，也可以酌情委托给下属去处理；
◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。
图4-2 艾森豪威尔原则
艾维李十分钟效率法
1.效率法的内容
美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法：
◆用前五分钟列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；
◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序；
◆上班开始先做1号，完成之后再做2号，以此顺延直至下班结束。
【自检】
请您按照艾维李的十分钟效率法，将您下个月要做的六件重要事情列出，并按重要程度排序，填写在下面的表格中：
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重要程度 |
下月需要完成的重要事务 |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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2.黄金三问
每位主管在遇到具体事务时要问自己三个问题，即“黄金三问”：
◆此事价值是否大？真的很重要吗？
◆如果价值大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？
◆价值高又必须亲自做的事，如果不做是否会有重大影响？
时间管理法则
时间就是金钱，效率就是生命，对于管理者来说，在限定的时间内为企业创造尽可能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票，“明天”是期票，而“今天”是现金，只有不断地把握住眼下，创造价值，才能在时间管理上成为一个合格的主管。
要管理好时间，就要遵循一定的法则：
【本讲小结】
本讲讲述的重点是时间效能管理。由中国人缺乏时间和效能观念的传统谈起，历数了时间管理经历的四个发展阶段。在给事务按照轻重缓急排序时，按照艾森豪威尔原则，要将更多的时间用在重要但不紧急的工作上，亲自、立即处理重要且紧急的工作，将紧急但不重要的工作尽量委托他人以减少自己耗费的时间。使用艾维李的十分钟六件事效率法，有助于保持每分每秒都做最有生产力，重要性最大的事。当管理者遇到具体事务时应当对自己进行“黄金三问”。最后总结了一些时间管理的原则，并推荐了在时间管理上管理者应遵守的自我承诺。
【心得体会】
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