5讲  时间效率管理

 

【本讲重点】

时间效率管理存在的问题

时间管理的发展历程

时间效率管理的方法

时间管理法则

 

时间效率管理存在的问题

 

在时间和效能问题上,中国人有这样两个缺点:

 

1.缺乏时间观念

调查表明,越发达地区的人,时间观念就越强。在中国人的传统中,重视生命,乐于理财,却往往缺乏时间观念。当然,随着改革开放的深入,东部沿海等很多经济发达地区,这种情况已经得以改观,时间观念已经越来越强。

 

2.缺乏效能概念

然而,这种时间观念的增强仍然还只是停留在效率的层面,而不是在效能的层面上。高效率通常是指办事的速度快,而高效能则不仅仅是指快,而是指在单位时间内,所获得的价值和回报高,即又快又对又好又高(速度快、方向对、效果好、效益高)。这是很多经济发达地区也没有足够重视的问题。

 

时间管理的发展历程

 

时间管理大致经历了以下四个发展历程:

 

1.备忘录

将所有需要做的事情都记录下来,每完成一件就销去一件。

 

2.工作计划

即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个预定的时间段,将每个时段内需要完成的工作都列成一个时间表。

 

3.排列优先顺序以追求效率

由于要完成的工作越来越多,在规定的时间内可能无法全部完成;或者由于工作太多,需要理清,这时候就需要按照轻重缓急,对工作任务进行时间排序以提高工作效率。

 

4.以价值性和重要性为导向

一切以价值性和重要性为评判,创造生产力、创造价值越多的工作优先去做,相反的工作则要尽量少做甚至不去做。

 

时间效率管理的方法

 

排列优先顺序

在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓急排序,涉及一个较为具体的操作问题。我们在工作分配当中,可以假设有重要和紧急两根轴,在这个坐标系上划分出 A、B、C、D 四个象限,分别代表不同级别的待分配工作:既紧急又重要的为 A,也就是通常被称为突发事件的工作;重要但不紧急的为B;紧急但不重要的为 C;既不重要又不紧急的为 D。

突发事件 A 应当优先处理,D 可以延后甚至不去处理,这没有争议,问题在于 B 和 C 应该优先处理哪一个。如果 B 的工作一直拖延没有完成,时间久了它就会以突发事件 A 的方式出现;而 C 的工作如果不去完成,却一般不会朝 A 的方向发展,因为它虽然紧急,但是不够重要,即使不完成 C会有损失,也不会造成太大影响。因此,假设在只有一定的时间段内只能完成 B 和 C 的其中一个的话,则应当选择首先完成 B。因此在实际工作中,要优先处理 B,而不要为 C 耗费太多时间和精力。

 

时间分配比例

在实际的工作时间分配中,对这四类工作应控制在下图所示的比例上:

4-1 时间分配比例表

 

艾森豪威尔原则

对于各类工作的具体处理,管理者应当怎样区别对待呢?美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原则:

◆对于重要又紧急的突发事件,要管理者本人亲自、立刻处理;

◆对于重要而不紧急的,则要管理者本人花最多的时间去进行战略规划;

◆对于紧急而不重要的工作,要减少对其所花费的时间,也可以酌情委托给下属去处理;

◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。

4-2 艾森豪威尔原则

 

 

艾维李十分钟效率法

 

1.效率法的内容

美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟六件事效率法:

◆用前五分钟列出明天(下周、下月)要做的六件重要的事情;

◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序;

◆上班开始先做1号,完成之后再做2号,以此顺延直至下班结束。

 

【自检】

请您按照艾维李的十分钟效率法,将您下个月要做的六件重要事情列出,并按重要程度排序,填写在下面的表格中:

重要程度

下月需要完成的重要事务

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

 

2.黄金三问

每位主管在遇到具体事务时要问自己三个问题,即“黄金三问”:

◆此事价值是否大?真的很重要吗?

◆如果价值大,是否需要亲自做,能否请别人代劳?

◆价值高又必须亲自做的事,如果不做是否会有重大影响?

 

 

时间管理法则

 

时间就是金钱,效率就是生命,对于管理者来说,在限定的时间内为企业创造尽可能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票,“明天”是期票,而“今天”是现金,只有不断地把握住眼下,创造价值,才能在时间管理上成为一个合格的主管。

要管理好时间,就要遵循一定的法则:

 

【本讲小结】

本讲讲述的重点是时间效能管理。由中国人缺乏时间和效能观念的传统谈起,历数了时间管理经历的四个发展阶段。在给事务按照轻重缓急排序时,按照艾森豪威尔原则,要将更多的时间用在重要但不紧急的工作上,亲自、立即处理重要且紧急的工作,将紧急但不重要的工作尽量委托他人以减少自己耗费的时间。使用艾维李的十分钟六件事效率法,有助于保持每分每秒都做最有生产力,重要性最大的事。当管理者遇到具体事务时应当对自己进行“黄金三问”。最后总结了一些时间管理的原则,并推荐了在时间管理上管理者应遵守的自我承诺。

 

【心得体会】

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