简化版的时间管理系统:删选做阅

2009-8-06 11:40 来源: 商业周刊 作者: 张永锡

 
 

前几天和苹果核聊天,讲到自己最近的时间管理心得,发展出了简化版的时间管理系统。因为要在台北偶戏馆讲两小时演讲,这不长不短的长度,让我想到了要讲一些简化的东西,加上最近的体会,所以写了这篇文章。

(1) 删除

去除心中的杂事,接受以前的结果。

删除身边多余的的事情,可以让我们生活简化。我觉得现代人累积的速度很惊人,不论是文件、电子档、心中的杂事,每天的生活及工作中累积了许多的东西。

其实这里面大部分都是都多余的,应该送到”资源回收桶”,留下来少数东西才放到收件匣之中。

删除,其实是让我们时间管理能力提高的第一步。

(2) 选择

运用行动清单、任务清单、每日计划筛选出一天中最重要的几件事情。

删除过后,但是还是累积了大量的待办事项、任务清单、备忘录。我们需要一套有系统的方法,选出关键少量资讯。

我用一个数字来代表8‰(千分之八)

我们都知道20─80定律,

如果有1000件杂事,加工后就剩下200个行动,这是第一次运用20─80定律,结果是20%

200个行动,每周检视后,找到这周要做的40个行动,这是第二次20─80定律,结果是4%

40个行动,经过每日计划后,找出8个今天要做行动,这是第三次20─8─定律,结果是8‰

虽然我们有1000件杂事,但是我们经过选择后,挑选出8‰的行动来执行,这就是对于我们今天很重要的关键少量资讯。

(3) 做事

利用无敌星星及封闭清单等方法,把事情分为删、选、月等项次,做的部份则分位创作、沟通、自己动手、备料等项次。

这8‰的资讯五花八门,可能是写作、外出、举办活动、联络他人、检视自己等,我们要有些方法帮助我们有效率地解决这些事情。

我提过的无敌星星、轮动系统、各种活动的SOP表单,都可以运用执行的层面。

(4) 阅览

做完之后就要检视,晨间日记检视前一天,每周检视检视前一周,让自己做事的结果,自己有一套模式可以思考如何提升。

每天的检视,主要是在做是好坏的评估,利用日记看看自己所作所为,有没有可以亡羊补牢的。

每周的检视,着重在方向的微调,看看自己走的方向对不对,是不是失去了初心,可以重新定位。

两个都是很重要的,一个是由下而上,由细节中看出魔鬼,一个是由上而下,由鸟瞰而确认执行的微调。

结果

删选做阅,是一套简化的系统,而且容易朗朗上口,希望这是一个开始,之后我有更多的东西可以和大家分享。


但是,我还是要强调心,专注的心,平静的心,才是我们最终的目的,时间管理这个系统,是要保护好我们这颗珍贵的心。

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