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如何协作(九):会议与管理 | 简书

大部分害怕尝试远程办公的人,主要担忧两点:1-无法进行对面的会议交流,2-管理人员无法确保工作进度。

让我们换一个角度看待这个问题。我们认为刚才的那2个标签:会议和管理人员,反而是造成办公室内工作低效的主要原因。如果你能有效地远离过多的会议和老板的汇报,就能越高效地工作。这就是为什么我们对远程办公这么热衷的原因。

会议和管理人员的问题到底出在哪里?本质上,他们没有什么问题,问题在于他们出现在办公室的场景上。

先谈会议。你有遇到过任何一位同事,希望在办公室内的会议数量,能够再多一些的吗?我们没有遇到过。为什么呢?会议本质上是好的,会议使得人们能够聚集在一起,针对同一个问题,充分直接地交流。这是好的一方面。

适量的会议,通过直接地交流和争吵,能够成为解决问题的最佳手段。但是现在的会议,已经被过度使用了。会议应该和盐一样,适量的添加,可以锦上添花。过多的会议,会摧毁工作状态,使得人们一听到开会就会变得"麻木"。

此外,开会是最主要的分散注意力的元凶。开会需要同事放下手头正在做的事情,不管这个会议和他们到底有没有关系。如果你确定必须要开一个会,那么你最好确认把7个同事,从正在工作的状态中抽离出来是值得的。毕竟这会损失他们7个小时的工作时间。怎样才能判断一个会议是值得的?记住,没有真正意义上的1个小时的会议。如果1个小时的会议有5个人参与,那么实际上,这是一个5小时(工作小时)的会议

再谈谈管理人员。管理人员是好的,也是必须的。但是管理,本质上和会议一样,需要适度。过度频繁的询问每个员工的工作进度,也会打断他们正在做的事情。

项目例会、进度预测、项目规划。这些都会增加管理人员的工作量,同时也是消耗员工的正常工作时间。员工们不得不停下手头的事情,进行项目进度的汇报和讨论。当然,监督项目的进度是很重要的,但是并不需要每周40小时的时间都花在里面,10小时/周也许就足够了。但是很少有管理人员能够做到这一点。

远程办公,就能避免管理层把过多时间都花在会议、项目监督和跟进上。这样能够减轻自己的工作量,而且不会打扰别人。打断下属正在做的工作,或者把他们都拉到会议室内,背后都只有一个目的:"停下你手头正在做的事情,然后告诉我你完成地怎么样了。"然而,如果把管理的工作放在远程,分散在Email、Basecamp、IM上,那么这些打断和介入就会被高度压缩,并且带有很强的目的性,员工们也可以把更多时间放在工作本身上

在远程办公中,会议和管理仍然有重要性,但是需要适中。

(第三章 完)

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