精力记录的模板与方法

目录
  1. 用纸笔「记录精力」更效率
  2. 精力记录模板简介
  3. 利用模板的各个区域
  4. 附,实践和学习精力管理的收获
  5. 荐书和结语

编注:本文节选自 Power+ 的「效率思维」栏目。越是复杂强大的生产力工具,其背后的概念就越多、框架就越大。在使用这些工具的功能之前,如果没有想过这些工具涉及的那些基本的、底层的概念和框架,只是单纯地用,就很容易越用越乱,反而对自己没有任何帮助。

这个栏目里的文章,就是与大家探讨这些效率相关的基本概念,减少大家自己摸索所走的弯路。


人们常常会说,自己「在一件事情上投入了大量的时间与精力」。这种表述,说明在我们的潜意识里存在有「精力」这个东西,而且在日常活动中,我们还要付出这个精力。

只谈时间管理、任务管理,却没有将精力考虑在内的人,在安排事务时会有一个通病——将自己的一天纯粹地按照时间进行理想化划分。但往往会发现一天下来,根本做不到理想中的高效,当初雄心勃勃的规划甚至完成不了一半。

一个野心勃勃的新手的日历大概是这样的
一个野心勃勃的新手的日历大概是这样的

上面这张图的问题,除了排得特别满、显得过于理想化以外。最大的问题是他会幻想自己在 9、10 点左右到家后,离 12 点还有一整块时间,还有精力可以做一些比较大的、重要的事,比如说严肃的写作。

实际上我从前就是这样的理想化,然而这种理想,在我个人的印象里似乎从来没有实现过。因为我每次回家都已经筋疲力尽,想栽倒在沙发上。非得想做点所谓有意义的事的话,大概也就是躺在沙发上看纪录片这种水平的了,说不定看着看着就睡着了。

不管是学生还是已经参加工作,大概也是如此。一天的学习和工作下来,到了晚上或者深夜,精力已经消耗得很严重,这个时候如果想做和当时精力不对称的事,难度其实是非常大的。

关于精力分配,最理想的情况,就是我们可以尽量地,把困难的工作和精力最充沛的时间段重叠起来。要想做到这一点,首先要做的,就是记录自己的精力。

用纸笔「记录精力」更效率

「记录精力」?这大概可能是各位见过的最玄学的一种提法了。

「记录时间」这个领域发展了这么久,有这么多软件,时间这个东西还可以精确刻度化,还会有那么多人觉得麻烦。精力看不见抓不着,怎么记录?

答案是,用纸笔。

其实,正是因为记录时间这个领域发展得太久,有了一堆软件,我们才理所当然地把它放在了智能设备上。然而,对于入门者来说,通过智能设备记录时间有诸多弊端:

  1. 智能设备的干扰强。只要边上有手机,它就能吸收着你的注意力。更不要说 iPhone X 的面部解锁让我们无法躲开锁屏通知,解锁之后还要在满眼的鲜红角标中帮注意力渡劫。有多少次,我们是有件正事要做才划开了手机,但过了一会却恍然大悟自己忘了本来要干什么;
  2. 用智能设备记录时间其实不快捷。
    1. 每个软件都需要进行一定的初始设置,这个初始设置有一定的门槛,不同的软件逻辑还不一样。除此之外,初始设置肯定不能涵盖我们要记录时间的所有领域,导致我们在用的时候还要微调;
    2. 智能设备上选择时间的滑轮设计很难受——我们可以做个实验,先看一眼表,然后对比看看,是纸笔写下时间的速度快,还是划开手机用滚动滑轮记录时间的速度快;
  3. 智能设备上记录时间的工具多是以任务为单位。以任务为单位,就要求我们对一个任务的开始和结束有个明显的意识。但正常情况下我们是没这个意识的,需要另外培养。

因此,如果一个人刚刚对记录时间感兴趣,但是却用智能设备里的软件入门,他多半会感到阻力重重。如果有兴趣做时间管理,最开始用纸笔,每一个小时记一下之前一小时大概做了什么,在这之中找规律,上手会快很多。

好在,精力管理这个领域还不算热,软件还没跟上,所以可以让我们有用纸笔记录的机会。

精力记录模板简介

那么现在的问题是,用纸笔怎么记录精力

答案是,模板。

Productivity Flourishing 这个网站里,有一套质量很高的纸质生产力模板(用于打印),包括:

而这次我要介绍的方法,就是借助了这个 The Productivity Heat Map 模板1

模板是矢量图,可以根据自己的需求改。
 的图案,但是用法截然不同2
为了避免干扰,我将只介绍我对这个模板的利用方法,原始的方法可以看原网页的介绍。
 

📊 点此下载模板

我们先来看一下这个模板:

The Productivity Heat Map 模板
The Productivity Heat Map 模板

这个模板主要分为上下两个区域:扇形图区和备注区,但是其实我把扇形图区的边缘也利用了一下。因此它现在的分区是:

  1. 扇形图区:这是这个模板的最大的特点——它的「可视化」。一旦明白了图上每种颜色的含义,扫一眼就能获取图片上的主要信息。
  2. 扇形图边缘:我们可以利用扇形图的边缘,对自己每小时的表现进行具体的记录;
  3. 备注区:在这里,我会对自己做评价,并且记下一些关于精力的感想,比如「今天发现哪种情况下会意外地耗费精力」等。

利用模板的各个区域

知道每个部分的大概用法后,我们来看一下每个部分的使用规则和细节。认识这个模板的诸多细节之后,你会发现,它不仅能记精力,还能记录时间,甚至为我们每天的生产力打分。

扇形图区记录精力

扇形图区是最主要的区,为了记录不同情况下的精力使用情况,我们需要用到不同的颜色。它可以让我们对自己的状态一目了然,甚至轻松地为自己一天的生产力打分。

通过颜色代表不同身份

因为我每天都会根据自己不同的身份来做事,因此在精力记录中,我会把不同身份做的事和笔的颜色统一起来:

  • 蓝色代表个人
  • 红色代表工作
  • 黑色代表学业

选择红黑蓝这三个颜色,主要原因是在纸笔环境中也比较常见,比其它颜色的笔更容易获取。

为上个时间段的精力打分

当记录精力时,通过涂色,来为自己上一个时间段的表现来打分。根据我的实践,建议以 1 小时为间隔

在这里我想提示一下,我们只能为上一个时间段的自己打分,不能预先为自己打分,哪怕自己 40 分钟状态都很好,也不代表后 20 分钟就会同样有好状态。

我测试自己精力时的一些打分标准是:

  1. 上一个小时精力极其充沛、整个体验极其愉快时,涂满 5 格,即打 5 分;
  2. 眼皮沉了,说明困了,要涂 3 格,也就是扣两格(–2);
  3. 打哈欠了扣一格(–1),打多次哈欠扣两格(–2),频繁打哈欠扣三格(–3);
  4. 抖腿等显示自己不耐烦的身体行为出现的话,扣一格(–1);
  5. 感到饿扣一格(–1),渴的话不用扣,喝一口水就行了;
  6. 看手机之类这种事出现肯定要扣格。

这个思路大家应该明白,我这种精力记录的思路基本就是在监督自己,没什么加分的情况。一旦自己注意力分散,惰怠,没有动力,就要酌情给自己扣分。除非享受在当下的进步中,才可以不扣分。

但是不用特别在乎自己被扣分。正常情况下我们都无法做到 100% 的精力充沛,一天有 1、2 个小时 100% 就很了不起了。这个表格的作用是自我记录和自我监督,而不是自我评价。不要给自己太多压力,给自己施加过多压力会适得其反,让进步更困难。

此外,关于精力扣分,有一件事不得不提。那就是在我记录精力之后,我发现一个人如果受到一些精神打击(比如受到严厉批评),这个人的精力会瞬间化为 0,而且在这一天接下来的时间内很难恢复,必须及时调整。所以管理人员和下属不熟的话,一定要考虑沟通方式,否则一定会适得其反。这样的发现还有一些,我会在「精力管理中颠覆我认知的地方」这个部分详细说明。

言归正传,一个大概记录了自己精力的样板大概是这样的:

基本图
基本图

通过这张图,可以看到这一天我几点起、几点睡,几点到几点做了哪个身份的事,做事的时候精力如何,一目了然。

为自己的生产力打分

在文首我提到,这种方法可以为自己的生产力打分,这是怎么一种说法呢?其实很简单,就是把每个颜色的格子的分数加起来:

把代表工作颜色的格数加起来
把代表工作颜色的格数加起来

比如这张图,红色格数是 16 格,就代表我今天工作的分数打分为 16 分。

用扇形图边缘记录时间

我们同样可以利用这张图来记录时间,因为记录精力的时候我们已经安排了身份,那么距离记下来几点到几点做什么只有一步之遥。只是我们做事的时候,不会严格按照小时来进行,所以时间记录和精力记录有一点错开。

为了弥补这种错位,我们可以在表示精力的扇形图旁边记下来「什么时候干了什么」。

比如我下午 2 点 40 到 3 点 50 午休了,那我这个区域肯定是空白的,那么我就要在下午 1 点到 2 点这个位置,简单写一下 「14:40–15:50 午休」。

午休部分的记录
午休部分的记录

可以看到,除了会记录下每个时间段干了什么,在扇区边缘,我还会记下这个时间段为什么扣分

关于扣分有一点要解释,如果有一段时间是时间间隔比较长的休息,我也不会把它涂上颜色的,这个其实不算扣分,而是事实记录,因为我这段时间确实啥也没干。

人一个小时其实干不了太多重要的事,所以正常尺寸下扇区边缘的位置来说是够的。如果正常尺寸对你来说不够的话,因为图片是矢量图,所以你可以随意修改它的细节,比如把扇区周围的边框删掉:

删掉扇区边缘后的模板
删掉扇区边缘后的模板

这就是我对这个模板开发的第二个应用——时间记录。我们实际上已经可以在扇区看到自己时间分配情况了。再加上对时间细节的补充,就可以给自己一个很清楚的交代。

用备注区记录心得

在记录精力,和阅读精力管理书籍这段时间里,我发现了一些我此前没想到的事。譬如前面说过的:一个人如果受到一些精神打击(比如受到严厉批评),这个人的精力会瞬间化为 0,必须及时调整。像这些事,我都会在发现的时候记到备注区。同时,哪些事对恢复精力有帮助,我也会记到备注区。比如在样本图中,我记了两条当天的灵感:

  1. 听让自己心情好的歌出门,会让精力变充沛;
  2. 写东西写顺心了也可以让心情变好。

我们可以把扇形图区当成一个记录事实的地方;而把备注区当成一个记录思考反思的地方

另外,既然这张图已经做到了精力记录和时间记录,我其实觉得索性拿它来记下日记,也未尝不可。模板本身是矢量的,放到 Sketch 这样的软件里就可以随意修改。有记日记习惯的朋友,可以把备注区修改一下,把自己习惯的日记模板放在这里。对精力记录的反思,可以作为日记的一部分。

这样一来,精力记录、时间记录、日记,就放在了一起。每个星期把自己这个星期(或者只有工作日)的记录扫描到自己的智能设备上留一下档,你就有了一个客观翔实的生产力记录。

附,实践和学习精力管理的收获

根据我个人的总结:精力管理,要先记录自己的精力情况,发现其中规律,对自己精力充沛的时间安排需要高注意力的工作,并且还要有规律地对精力进行补充。如有必要,要对自己的习惯、环境和目标进行调整,以提高自己精力充沛的时间,以及提高将这段时间用于重要工作的可能性。

而在这篇文章,我只是带大家迈出了第一步,即记录精力。但这一步很重要,是实践的一步,也是让自己开始了解自己的一步。有一些东西,我们实践之后才能理解,不实践就看相关的书籍,会很容易觉得是纸上谈兵,无用玄学。

接下来我来分享一下自己在实践精力管理、以及阅读这方面书籍后的收获和读物推荐。

一些个人收获

1. 充足的精力的基本是充足的睡眠。

要睡饱。

在考虑精力之前,我偶尔干一些看剧、刷微博之类无意义的事到很晚,但我总会有「凌晨 3 点睡,然后早上 6 点起床工作学习」这种莫名其妙的雄心壮志。现在我根本不这么想了。一天的开始,以我睡够为前提,睡不够我一切都不奢望。

2. 想精力续航久,稳定摄入糖分较少的能量棒或水果。

一天吃的少会饿,饿对续航有影响,而且一次吃得太撑也会影响精力(我会瞬间就困)。吃的东西里糖分太多也不好,容易促发其它健康问题。

针对健康的饮食内容和节奏,《精力管理》这本书里提了一个基本的样板:

  • 7:00 早餐:全麦麦片或蛋白粉饮料
  • 10:00 点心:半条低糖能量棒,或一把坚果,一块水果
  • 12:30 午餐:熟食店的沙拉
  • 15:30 点心:同10:00点心
  • 19:00 晚餐
  • 20:30 甜点(酸奶冰淇淋等)

实质上,这就是在早中晚餐后,加一顿精力补充的散食,导致自己中间不会因为饿而精力不足。我自己比较习惯买一把能量棒,饿了就吃一根儿。能量棒最好买味道不好的(低糖一般都不好),因为买自己特别喜欢的容易当零食一直吃。另外我对代餐也比较有兴趣。

3. 珍惜思维的空白期。

思维空白期时,脑子里的干扰最少,可以当作白纸一张,往上写什么思维就会顺着延伸,因此最适合做一些深度的工作。

一般一个人起床的时候脑子里是没有什么杂事的,是比较典型的「思维的空白期」,其它时间段也会有零零散散的思维空白期,但一天中真正的思维空白期很少,要好好珍惜。

醒来就看社交网站,或类似的,刷起来停不下来的东西,就会彻底糟蹋了思维的空白期。让最烂的事物占据了最好的资源也不过如此。这些乱七八糟的事情,精力为 0 的时候就可以做,千万别用它们抢了精力的黄金期。

精力管理理论中颠覆我认知的地方

1. 虚假希望综合症(false hope syndrome)。 (来自《自控力》)

立下宏伟目标时(比如 3 个月突击托福 110),是「改变的承诺」而不是「改变」让我们快乐。给自己制定宏伟目标会让一个人当时感觉好,但却容易被现实打击(发现自己不会的单词超级多),随后失望代替当初的良好感觉,没能达到预期目标会引发罪恶感、抑郁、自我怀疑,最终将人导向彻底放弃。

2. 破罐破摔的解药不是自我批评,而是「自我谅解(self-forgiveness)」。 (来自《自控力》)

破罐破摔是一种放纵、后悔,紧接着更严重的放纵的恶性循环。比如:知道迟到了就直接不去上课了;上午睡过去了醒来发现已经下午了就索性这一天都玩过去;减肥中的人吃了一块「违禁」食品后索性大吃特吃…

它的原理是:不得不面对的屈服(已经迟到了、已经睡过了、已经吃了)让自己失望,失望之后我们会想做一些改善心情的事,而最廉价的改善心情的事,往往是让我们对自己失望的事。让我们坠入深渊的不是我们的最初犯的小错误,而是我们的悔恨,自我怀疑、罪恶感。

因此,打破这个恶性循环的方法不是自我批评、自我责备,而是「自我谅解」。一旦知错了,就没必要再对自己进行进一步的责备。这时候应该冷静下来,思考这次为什么失败了,想想朋友这样的话你会怎么鼓励他,用同样的方法鼓励自己会更容易回到正途。

3. 道德许可(moral licensing)效应。 (来自《自控力》)

自我感觉过去的行为良好,会让自己为今后的纵容找借口。比较典型的例子是「锻炼后多吃」。

面临诱惑时,意志力挑战是两个自我的冲突,一个自我让我们去做我们认为正确但辛苦的事,一个自我让我们去做我们认为错误但愉快的事。前者需要高度的精力和自控,很难坚持;而后者则是自然反应,永远在运行。当前者取得阶段性胜利,我们取得了进步时,我们非常容易放松,这时放纵自我的声音就会压过去,我们会转而关注那些没有得到的享乐,而且会对这种享乐追求得更为夸张,更无节制。这种情况,心理学家称之为「目标释放」。

看了这些,我忽然特别理解减肥失败的人,减肥这条道路上可以说布满了自控陷阱……怎么说呢?你看:

一开始,容易制定高目标,陷入「虚假希望」之中,坚持了一两天,一量体重发现没啥变化,产生自我怀疑,压力增加,为了让自己心情好,随时可能顺手吃点零食破功。

而且,在减肥过程中,一旦经受不住周围的人、电视节目、社交网络里的视频、路边店的香味等带来的方方面面的诱惑,犯一次馋,接着就容易坠入破罐破摔、自暴自弃的恶性循环。

哪怕前期忍住了这些诱惑,减肥初期略有所成,还是会容易掉入「道德许可」的陷阱。总想着「奖励」自己一下,放肆一把,结果触发「目标释放」,一发不可收拾。

太难了。

荐书和结语

看到这的话,相信你已经可以看得出来我要推荐的两本书分别是《精力管理》和《自控力》。

《精力管理》和《自控力》
《精力管理》和《自控力》

《精力管理》里把精力的来源分为了 4 个部分,每个人欠缺的地方不同,有的人欠缺一点,有的人四点全部欠缺。它的作者是 The Energy Project 公司的总裁 Tony Schwartz 和心理学家 Jim Loehr,Tony 与企业合作多、Jim 与运动员合作多,因此书中含有大量实例。

《自控力》的作者是健康心理学家 Kelly McGonigal,全书脱胎于作者在斯坦佛的讲义,因此内容里有不少颠覆思维的理论和实验。

为了不纸上谈兵,我建议先按照本文的方法,先实践一周记录精力(模板下载),先摸摸自己的情况,思考一些改善方法,再去看这两本书。不然的话,《自控力》还好,里面的很多东西可以变成谈资;但《精力管理》这本书,如果不相信有精力这回事就去读,恐怕很难唤起共鸣。

量化自我的意义,是为自己下一步的改变提供「元数据」。我们不仅在身体上,精神上也非常善于自我保护,因此我们都很善于自我欺骗,或掩盖、或粉饰、或转移,我们有数不清的方法让我们自以为自己做得足够好。但是,只有把镜子擦干净,直视真实的自己,我们才能做出真正的改变。